Architecture d'un reporting automatisé
Un reporting automatisé suit une pipeline en 4 étapes :
Collecte des données
Récupération automatique depuis toutes vos sources (CRM, Analytics, Ads, Finance...)
Consolidation & Nettoyage
Agrégation dans une base centrale, calcul des KPIs, déduplication, normalisation
Génération du rapport
Création automatique du document (Google Slides, Notion, PDF) avec graphiques et insights
Distribution
Envoi automatique par email ou Slack aux stakeholders concernés
3 rapports types à automatiser
1. Rapport Commercial (Weekly Sales Report)
Sources de données :
- HubSpot : Deals fermés, pipeline, taux de conversion
- Stripe : MRR, churn, nouveaux clients
- Google Sheets : Objectifs vs réalisé
KPIs clés :
Destinataires : Direction, équipe Sales
2. Rapport Marketing (Weekly Marketing Metrics)
Sources de données :
- Google Analytics : Trafic, conversions, sources
- Meta Ads / Google Ads : Dépenses, CPA, ROAS
- Mailchimp : Open rate, click rate
- LinkedIn : Engagement posts
KPIs clés :
Destinataires : CMO, équipe Marketing
3. Rapport Produit (Weekly Product Metrics)
Sources de données :
- Mixpanel / Amplitude : Usage produit, rétention
- Zendesk : Tickets support, satisfaction
- GitHub : Commits, PRs merged
- Jira : Sprints, vélocité
KPIs clés :
Destinataires : CPO, équipe Product/Tech
Setup technique : Rapport Sales automatisé
Voici un workflow complet pour automatiser un rapport commercial hebdomadaire :
Workflow avec Make + Google Sheets + Gmail
Étape 1 : Collecte (dimanche 18h)
→ HubSpot - Search Deals : Récupère tous les deals fermés cette semaine
→ Stripe - List Charges : Récupère tous les paiements de la semaine
→ Aggregator : Calcule somme, moyenne, count
Étape 2 : Consolidation (dimanche 18h30)
→ Google Sheets - Add Row : Ajoute une ligne dans le sheet "Weekly Data"
→ Colonnes : Semaine, Revenus, Nb Deals, Taux Conversion, MRR, Churn
→ Google Sheets - Update Cell : Met à jour les graphiques (ils se génèrent auto)
Étape 3 : Génération rapport (dimanche 19h)
→ Text Aggregator : Crée le corps de l'email avec les KPIs
→ Template : "Cette semaine : [revenus]€, [nb_deals] deals, objectif atteint à [%]"
→ Google Sheets - Export as PDF : Exporte le dashboard en PDF
Étape 4 : Envoi (lundi 8h)
→ Gmail - Send Email
→ To: direction@entreprise.com, sales@entreprise.com
→ Subject: "📊 Rapport Ventes - Semaine XX"
→ Body: Texte généré + graphiques inline
→ Attachment: PDF dashboard
Alternative : Notion Dashboard
Au lieu de Google Sheets, vous pouvez utiliser Notion comme dashboard. Les données sont pushées dans une database Notion, et vous partagez simplement le lien de la page. Plus moderne, plus collaboratif.
Stack d'outils recommandé
| Fonction | Outil recommandé | Pourquoi |
|---|---|---|
| Orchestration | Make | Connecteurs natifs vers toutes les sources |
| Stockage données | Google Sheets | Gratuit, formules, graphiques auto |
| Visualisation | Google Data Studio | Gratuit, se connecte à Sheets, dashboards pros |
| Distribution | Gmail / Slack | Là où vos équipes sont déjà |
| BI avancé | Metabase (self-hosted) | Gratuit, puissant, SQL queries |
Coût total mensuel
- • Make : 9-50€/mois
- • Google Workspace (Sheets, Data Studio) : Inclus
- • Metabase self-hosted : Gratuit (ou 85€/mois cloud)
- → Total : 10-135€/mois pour récupérer 15-20h/mois
- → ROI positif dès la semaine 1
Erreurs à éviter
❌ Trop de KPIs dans un seul rapport
15+ KPIs = illisible. Limitez à 5-7 KPIs vraiment actionnables par rapport.
❌ Pas de contexte ni d'insights
Un chiffre sans contexte est inutile. Ajoutez : variation vs semaine précédente, explication des anomalies.
❌ Rapports trop fréquents
Un rapport quotidien = bruit. Hebdomadaire est le sweet spot pour la plupart des équipes.
❌ Oublier les destinataires
Adaptez le niveau de détail : direction veut du macro, équipes veulent du micro.
❌ Ne pas valider les données
Testez pendant 2-3 semaines en parallèle du rapport manuel. Vérifiez la cohérence.
Conclusion
Automatiser le reporting est un des quick wins les plus impactants. ROI immédiat : 3-5h/semaine récupérées, données toujours fraîches, zéro erreur de copier-coller.
Le setup prend 1-2 jours la première fois, puis c'est du pilote automatique. Vous ne regarderez plus jamais en arrière.
Notre conseil : Commencez par UN rapport (commercial ou marketing), validez le workflow, puis déclinez sur les autres rapports. Ne cherchez pas la perfection du premier coup.