5 cas d'usage concrets
Pipeline de ventes dans Notion
Synchronisez vos deals HubSpot vers une database Notion. Votre équipe Ops peut enrichir, catégoriser, et créer des vues personnalisées sans toucher au CRM.
Base de contacts unifiée
Vos contacts HubSpot synchronisés dans Notion. Ajoutez des notes, liens vers docs, historique projet. Mise à jour bi-directionnelle.
Déclenchement de workflows projet
Deal marqué 'Closed Won' dans HubSpot → Créer automatiquement une page projet Notion avec template pré-rempli, assignations, timeline.
CRM enrichi depuis Notion
Vos commerciaux ajoutent des notes détaillées dans Notion. Ces notes remontent automatiquement dans HubSpot sous forme d'activités ou propriétés custom.
Sync quotidienne pour reporting
Chaque matin à 8h, récupération de tous les deals modifiés la veille dans HubSpot, mise à jour dans Notion pour créer un dashboard temps réel.
Prérequis techniques
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir accès à ces éléments :
HubSpot
- Compte HubSpot (gratuit ou payant)
- Accès admin ou super-admin
- Clé API HubSpot (générée dans Settings → Integrations → API)
Notion
- Workspace Notion
- Database Notion créée (ex: "CRM Deals")
- Intégration Notion activée (Settings → Connections → Create new integration)
Outil d'automatisation
Vous aurez besoin d'une plateforme pour orchestrer la synchronisation :
Tutoriel : Sync HubSpot Deals → Notion (avec Make)
Nous allons créer un workflow qui synchronise tous les deals HubSpot vers une database Notion en temps réel.
Créer votre database Notion
Dans Notion, créez une nouvelle database avec ces propriétés :
- • Deal Name (Title)
- • Amount (Number)
- • Stage (Select)
- • Close Date (Date)
- • Owner (Person)
- • HubSpot ID (Text) - important pour la sync !
- • Last Updated (Date)
Notez l'URL de votre database, vous en aurez besoin.
Générer votre Integration Token Notion
- Allez dans
Settings & Members → Connections - Cliquez sur Develop or manage integrations
- Cliquez sur + New integration
- Nommez votre integration (ex: "HubSpot Sync")
- Copiez le Internal Integration Token
- Retournez dans Notion, ouvrez votre database, cliquez sur ⋯ → Add connections et sélectionnez votre integration
Créer le scénario Make
Dans Make, créez un nouveau scénario :
- Module 1 : HubSpot - Watch Deals
Déclencheur : surveille les nouveaux/modifiés deals - Module 2 : Notion - Search Object
Recherche si le deal existe déjà dans Notion (via HubSpot ID) - Module 3 : Router
Si trouvé → Update, si pas trouvé → Create - Module 4a : Notion - Update a Database Item
Met à jour le deal existant - Module 4b : Notion - Create a Database Item
Crée un nouveau deal
Mapper les champs
Dans les modules Notion (Create/Update), mappez :
Deal Name → HubSpot: dealname
Amount → HubSpot: amount
Stage → HubSpot: dealstage
Close Date → HubSpot: closedate
Owner → HubSpot: hubspot_owner_id
HubSpot ID → HubSpot: hs_object_id
Last Updated → NOW()
Tester le workflow
- Dans Make, cliquez sur Run once
- Créez un deal de test dans HubSpot
- Vérifiez que le deal apparaît dans Notion
- Modifiez le deal dans HubSpot
- Vérifiez que la modification remonte dans Notion
✅ Si tout fonctionne, activez le scénario !
Configurer la fréquence
Par défaut, Make vérifie les nouveaux deals toutes les 15 minutes. Pour du temps réel :
- • Plan gratuit : 15 min minimum
- • Plan Pro : 5 min minimum
- • Temps réel : utilisez les Webhooks HubSpot (configuration avancée)
Bonus : Sync bidirectionnelle (Notion → HubSpot)
Pour synchroniser les modifications faites dans Notion vers HubSpot (use case : équipe ops enrichit les deals dans Notion), ajoutez un second scénario :
Architecture du scénario inverse
- 1.Notion - Watch Database Items : surveille les modifications dans Notion
- 2.Filter : ne synchronise que si le champ "HubSpot ID" existe (évite de créer des doublons)
- 3.HubSpot - Update a Deal : met à jour le deal via l'API HubSpot
⚠️ Attention aux boucles infinies !
Avec une sync bidirectionnelle, vous risquez une boucle : HubSpot → Notion → HubSpot → Notion...
Solution : Ajoutez un champ "Last Sync Source" pour tracker qui a fait la dernière modification, et ignorez si c'est la sync elle-même.
Bonnes pratiques
- Toujours inclure un identifiant unique
Le champ 'HubSpot ID' dans Notion est crucial pour éviter les doublons et permettre les updates.
- Ne synchronisez que les champs nécessaires
Inutile de sync 50 champs. Limitez-vous aux 5-10 champs vraiment utilisés dans Notion.
- Utilisez des Select/Multi-Select dans Notion
Pour les champs comme Stage ou Owner, créez des listes déroulantes. Plus facile à filtrer et trier.
- Activez les erreurs email
Dans Make, activez les notifications d'erreur. Vous saurez immédiatement si la sync casse.
- Documentez votre mapping
Créez une page Notion qui explique quel champ correspond à quoi. Utile pour la maintenance.
- Testez avec un filtre
Au début, synchronisez uniquement les deals d'un commercial spécifique pour valider le setup.
Conclusion
Connecter HubSpot et Notion débloque des workflows puissants : équipes Sales et Ops alignées, reporting enrichi, workflows projet automatisés.
Le setup prend 1-2h avec Make (ou n8n/Zapier), et le ROI est immédiat : finies les saisies manuelles, fini les désynchronisations.
Notre conseil : Commencez par une sync unidirectionnelle HubSpot → Notion. Validez. Puis ajoutez la sync inverse si nécessaire.