Notion a révolutionné le no-code en combinant prise de notes, wiki et base de données dans un seul outil. Sa vraie puissance réside dans ses databases relationnelles : vous pouvez créer un véritable système d'information d'entreprise sans toucher une ligne de code.
1. Concepts clés
Les 6 types de bases Notion
Vue classique en lignes/colonnes (type Excel)
Cartes organisées par colonnes (type Trello)
Visualisation temporelle des tâches/projets
Vue calendrier classique (jour/semaine/mois)
Liste simple avec aperçu détaillé
Cartes visuelles (type Pinterest)
Types de propriétés (colonnes)
2. Relations entre bases de données
Les Relations sont le super-pouvoir de Notion. Elles permettent de lier des bases entre elles, exactement comme dans une vraie base de données SQL.
Exemple concret : CRM simple
📊 Base "Clients"
Colonnes : Nom, Secteur, CA annuel, Contact principal, Deals associés (Relation)
💰 Base "Deals"
Colonnes : Nom du deal, Montant, Statut, Client (Relation), Tâches associées (Relation)
✅ Base "Tâches"
Colonnes : Tâche, Assigné à, Date limite, Deal associé (Relation)
Résultat
En cliquant sur un Client, vous voyez immédiatement tous ses Deals. En cliquant sur un Deal, vous voyez toutes les Tâches associées. Navigation fluide entre bases interconnectées.
Types de relations
One-to-Many (1:N)
1 Client → Plusieurs Deals
Le plus courantMany-to-Many (N:N)
1 Projet → Plusieurs Personnes / 1 Personne → Plusieurs Projets
Matrices croisées3. Formules et Rollups
Formules Notion (similaires à Excel)
Exemple 1 : Calcul de marge
Exemple 2 : Statut en fonction de la date
Exemple 3 : Concaténation
Rollups : agréger des données reliées
Un Rollup permet de faire des calculs sur les données d'une base reliée.
Exemple : Total des deals d'un client
1. Dans la base "Clients", ajoutez une colonne Rollup
2. Relation : Deals associés
3. Property : Montant
4. Calculate : Sum
→ Vous obtenez automatiquement le CA total par client
4. Vues et filtres avancés
Une seule base peut avoir plusieurs vues avec des filtres, tris et groupements différents. C'est comme avoir plusieurs tableaux de bord sur la même source de données.
Exemple : Gestion de projets
Vue Kanban : 'Par statut'
Colonnes : À faire / En cours / Review / Terminé
Vue Timeline : 'Planning'
Gantt des projets sur 6 mois
Vue Table : 'Toutes les tâches'
Liste exhaustive avec tous les champs
Vue Calendar : 'Par deadline'
Visualisation mensuelle des échéances
Vue filtrée : 'Mes tâches'
Filtre : Assigné à = Moi + Statut ≠ Terminé
Astuce pro
Créez une vue par profil utilisateur : "Vue CEO" (dashboard KPIs), "Vue Chef de projet" (tâches en cours), "Vue Développeur" (bugs + features assignées). Tout le monde utilise la même base, mais voit ce qui le concerne.
5. Cas d'usage concrets
CRM complet
Bases : Clients, Deals, Interactions, Produits
Gestion de projets
Bases : Projets, Tâches, Sprints, Équipe
Knowledge base
Bases : Articles, Catégories, Auteurs, Tags
RH / Recrutement
Bases : Candidats, Offres, Entretiens, Équipe
Gestion de stock
Bases : Produits, Fournisseurs, Commandes, Entrepôts
Content calendar
Bases : Articles, Publications, Auteurs, Canaux
6. Limites et quand utiliser autre chose
Performances avec gros volumes (> 10 000 items)
Notion devient lent.
Automatisations complexes
Notion a peu d'automatisations natives.
Permissions granulaires
Permissions limitées (page entière ou rien).
Formules très complexes
Langage de formules moins puissant qu'Airtable.
Alternatives recommandées
Notion
Base de données relationnelles
Trello
Gestion de tâches Kanban
Excel
Calculs et formules complexes
Conclusion
Notion est un excellent choix pour structurer l'information d'une PME de 5 à 50 personnes. Ses relations, formules et vues multiples en font bien plus qu'un simple wiki.
Commencez simple (1-2 bases), maîtrisez les relations, puis étendez progressivement. Et n'hésitez pas à combiner Notion (données structurées) + Google Docs (documents longs) pour le meilleur des deux mondes.