Repérer et relancer les formations à renouveler dans un groupe d'organismes de formation

Le point de départ

Les organismes du groupe gèrent leurs formations dans un logiciel de gestion spécialisé. Mais une formation réglementaire arrivant à échéance ne devenait pas automatiquement une action commerciale : il fallait exploiter des exports à la main pour retrouver qui relancer.

Difficulté supplémentaire : chaque organisme nommait ses formations à sa façon, ce qui empêchait de rapprocher une formation initiale de son recyclage.

Ce que nous avons construit

• Une synchronisation quotidienne des données du logiciel de gestion.
• Un catalogue harmonisé, qui relie formation initiale, recyclage et renouvellement, et distingue les sessions en inter et en intra.
• La détection des formations à renouveler et la préparation des campagnes de relance.
• Un tableau de bord par organisme et une vue consolidée pour le groupe.
• Des données cloisonnées : chaque organisme ne voit que les siennes.

Outils : Application web (Next.js, base de données PostgreSQL), synchronisation par n8n, campagnes de courriels par Brevo.

Ce que ça a changé

Un outil central remplace l'exploitation manuelle des exports pour préparer les renouvellements et les relances.

L'outil est déployé et en cours de stabilisation. Nous publierons des résultats chiffrés quand ils auront été mesurés.

Le client n'est pas nommé : c'est notre règle pour toutes les études de cas. Les faits décrits ici sont vérifiés, et nous ne publions aucun chiffre qui n'ait été mesuré.